Pour être réglé rubis sur l’ongle, employez la bonne recette, faite de discernement, transparence, rigueur et fermeté. Simple et efficace, cette méthode va redynamiser votre trésorerie en limitant le risque d’impayés.

Saviez-vous qu’une entreprise sur 5 meurt chaque année en raison du retard ou du défaut de paiement de ses clients ? Aucun client ne peut vous tenir rigueur de vouloir être réglé pour la prestation ou la marchandise que vous lui avez fournie. Alors, avant de vous engager dans de coûteuses procédures, mettez en œuvre des solutions simples pour redynamiser votre trésorerie.

Une clientèle choisie
Pour éviter les mauvais payeurs, mieux vaut, dans la mesure du possible, «choisir» vos clients en vous informant sur leur solidité financière. Il existe de nombreuses sources de renseignements sur ce sujet : registre du commerce et des sociétés, greffe du tribunal de commerce, banques, agences de renseignements commerciaux… Dans la conjoncture économique actuelle, particulièrement mouvante, il est indispensable de mettre régulièrement à jour ces informations, et de ne pas vous fier uniquement à votre fichier clients. Évitez également de déployer trop d’énergie commerciale auprès de prospects qui n’auront pas ensuite les moyens de faire face à leurs engagements.

Un contrat clair
Après vous être assuré de la solvabilité de vos clients, il est tout aussi primordial de bien rédiger vos documents commerciaux afin d’éviter les contentieux. Faites signer un bon de commande, ou un devis avec vos conditions générales de vente. Vous y mentionnerez les modalités et le délai de paiements. En cas de procédure de recouvrement, ce document vous servira de preuve de la commande passée. Faites également signer un bon de livraison qui atteste de la date de mise à disposition. Enfin, pour vous prémunir des impayés, demandez des acomptes qui constituent un à-valoir sur le paiement final. Identifiez précisément le destinataire, l’adresse et les renseignements à porter sur votre facture.
Beaucoup de non règlements à l’échéance proviennent d’erreurs survenues en amont : mauvaise adresse, envoi tardif de la facture, litige… Pour détecter ces risques avant l’échéance, appelez vos clients, afin de vérifier que tout est en règle et que le paiement interviendra bien à la date prévue. Ce contrôle préventif vous permet en outre de réagir très vite en cas de problème.

Une relance immédiate
Le jour J : pas de règlement au courrier ! Que votre client soit fidèle ou non, important ou pas, n’attendez pas : relancez-le sur le champ. Le meilleur moyen d’éduquer vos clients, c’est de ne tolérer aucune dérive par rapport au délai négocié. Passez-lui un petit coup de fil. Le téléphone est l’un des meilleurs outils de la relation client. Objectif de votre appel : marquer le coup, faire constater le retard, montrer votre rigueur, comprendre ce qui se passe. Votre première relance téléphonique doit être courtoise dans la forme. Sur le fond, elle doit vous permettre d’identifier la raison du non-paiement. Il en existe trois :
- la bonne foi. Votre client a complètement oublié de vous régler et va le faire immédiatement. Nul n’est à l’abri d’un oubli, donc restez poli.
- la mauvaise foi. Votre client «joue la montre» pour ne pas avouer qu’il a des problèmes de trésorerie. Il vous donne de faux prétextes : « je n’ai pas eu le temps…», «j’attends un chéquier… » Si sa mauvaise foi est évidente, alors au bout d’une semaine, votre boîte aux lettres restera désespérément vide. Il sera alors temps de passer à la deuxième phase de relance : l’envoi d’un courrier de rappel.
- l’insatisfaction. Si elle est légitime, vous devez réparer votre faute. Dans le cas contraire, vous devrez passez à une phase plus énergique avant d’en arriver à la procédure contentieuse.

Une solution négociée
Lorsque le débiteur est disposé à payer, mais n’est pas en mesure de le faire du fait de sa situation financière, mieux vaut alors négocier avec lui un échéancier de paiement. Cette solution, si elle est mise en place de façon réaliste, permet, dans la plupart des cas, de récupérer au moins une partie de la créance avant que la situation ne s’aggrave. Veillez à faire apparaître sur l’échéancier une clause rendant exigible immédiatement l’intégralité du solde de la créance en cas de non paiement d’une des mensualités. Cette clause essentielle incite le débiteur à respecter l’échéancier. Elle vous permet aussi d’avoir les mains libres si la situation se complique (par exemple en cas de cessation de paiement).

La manière forte
Si les méthodes douces (relance téléphonique et courriers) restent inefficaces, il falloir passer à la manière forte. Facturez des pénalités de retard. Exercez des moyens de pression habituellement très efficaces comme menacer de cesser toute livraison de marchandise, ou d’arrêter le chantier s’il ne règle pas sur le champ ce qu’il vous doit. Couplez cette approche avec des lettres de relances et de mise en demeure adressées en recommandé. Si rien n’y fait, il ne vous reste plus qu’à engager une action en contentieux pour «venir à bout» des plus récalcitrants !

Notre conseil
Faites-le point sur les factures impayées une fois par semaine, toujours le même jour, pour relancer systématiquement les mauvais payeurs.

Établir des documents contractuels clairs et précis, spécifiant vos conditions générales de vente, est indispensable pour prévenir le risque d’impayés.

Bilan, compte de résultat, soldes intermédiaires de gestion… Autant de documents indispensables à l’analyse économique de l’entreprise. Voici une grille de lecture « calée » au plus près de vos questions.

La présentation des comptes éclatée entre le compte de résultat et le bilan peut freiner la vision d’ensemble. Car chacun a sa logique :

- le compte de résultat traduit les mouvements d’argent de l’exercice ;

- le bilan est une photo finale de votre entreprise.

Ainsi, le lien entre le chiffre d’affaires qui figure dans le compte de résultat et le solde bancaire qui figure au bilan n’est pas évident.

Comment alors mettre bout à bout les deux composantes essentielles que sont la capacité à être rentable et la gestion de trésorerie ?

Mettre en place un tableau de flux développe une vision synthétique du fonctionnement de l’entreprise. Ce tableau doit répondre plus facilement à la question essentielle que se pose un chef d’entreprise : « est-ce que mon volume d’activité est suffisamment important et rentable pour accéder à l’autonomie financière et développer la solvabilité de mon entreprise » ?

Mon activité est est-elle rentable ?

Deux indicateurs sont essentiels pour analyser la rentabilité : la marge et l’Excédent Brut d’Exploitation (EBE).

La marge traduit les conditions de mise en œuvre des prestations de services ou de vente des marchandises. Analyser la marge, c’est notamment s’interroger sur la valorisation des heures de travail, sur l’application du coefficient de marge ou encore sur les pertes de matière premières.

Comparer le taux de marge avec la moyenne professionnelle situera votre entreprise par rapport à votre secteur d’activité.

Et, pour être plus pertinent, cet indicateur sera combiné avec l’excédent brut d’exploitation. L’EBE correspond à la différence entre la marge et les charges courantes (assurance, loyers…). En d’autres termes, cet indicateur met en évidence la capacité de l’activité à faire face à ses charges de tous les jours.

En fait, un taux de marge élevé, ou conforme à la moyenne professionnelle, n’est pas garant d’une structure financière saine et équilibrée. Un taux de marge de 70 % peut-être insuffisant si le volume de chiffre d’affaires ne permet pas de faire face à l’ensemble des charges courantes et ni de contribuer à l’autonomie financière de l’activité.

Il faut alors s’interroger sur le niveau des charges courantes, mais aussi, et surtout, sur le chiffre d’affaires et la marge. Dans la plupart des entreprises artisanales et commerciales, les charges sont assez réduites, donc peu compressibles. Développer ou améliorer la rentabilité passe nécessairement par l’augmentation de la marge.

Est-ce que cela suffit à garantir mon autonomie ?

Là encore, les choses peuvent être appréhendées simplement. Le critère d’autonomie peut être considéré comme acquis lorsque la rentabilité de l’activité, mesurée par l’EBE, est suffisante pour faire face aux remboursements d’emprunt, aux prélèvements du chef d’entreprise et à l’autofinancement de tout ou partie des investissements.

Bien évidemment, une bonne gestion des investissements peut améliorer ce critère d’autonomie. Notons que les investissements doivent êtres utiles et rentables, et aussi judicieusement financés. Un recours massif à l’autofinancement pourrait s’avérer préjudiciable, s’il devait se traduire par une consommation excessive de trésorerie. A l’inverse, le recours à l’emprunt doit être raisonné en fonction de la capacité de remboursement de l’entreprise.

Suis-je solvable ?

Dégager suffisamment de rentabilité pour assurer l’autonomie financière de l’activité ne suffit pas nécessairement à assurer sa solvabilité. Encore faut-il se pencher sur la gestion courante du besoin de fonds de roulement de l’entreprise, c’est-à-dire de ses stock ou travaux en cours, de ses dettes d’exploitation ou encore de ses créances client.

Deux niveaux d’analyse doivent être retenus : la solvabilité immédiate, dont l’indicateur central est le solde bancaire, et la solvabilité à court terme, qui correspond à la capacité de l’entreprise à faire face à ses dettes à moins d’un an.

Les bâtiments agricoles utilisés pour l’exploitation sont obligatoirement inscrits au bilan professionnel. Ce sont les règles fiscales qui l’imposent.
Mais les années passent et les usages changent ! Certains anciens bâtiments, utilisés jusqu’alors pour l’exploitation, serviraient plus judicieusement une autre activité (gîte rural, bâtiment industriel, photovoltaïque…).

Peut-on garder au bilan de l’exploitation les bâtiments qui ne vont plus servir à l’activité agricole ?
En général, la réponse est « oui », car l’administration fiscale a admis plusieurs cas de figure.

Le bâtiment va servir une activité commerciale accessoire à l’exploitation agricole.

Dans cette hypothèse, non seulement le bâtiment reste dans le bilan, mais toute l’activité commerciale accessoire « entre » dans le bilan agricole.
Les articles 75 et 75 A du Code Général des Impôts réglementent ce choix, qui s’applique notamment pour le photovoltaïque.

L’immeuble sert à une activité indépendante, soit parce que celle-ci serait exploitée par une société ou, tout simplement, parce que l’agriculteur ne souhaite pas le rattachement à l’activité agricole.

Dans ce cas, l’exploitation agricole va louer l’immeuble à la nouvelle entreprise et conservera le bénéfice de la location dans le résultat agricole. La location d’immeuble étant elle-même de nature civile, aucune règle particulière de rattachement n’est applicable.

Exemple : l’ancienne grange inscrite au bilan est aménagée en ferme-auberge. L’exploitation de la ferme-auberge est assurée par une SARL familiale. La grange aménagée sera louée par bail commercial (acte civil) à la SARL. L’exploitant conservera le bâtiment dans son bilan et bénéficiera pour celui-ci des règles applicables aux bénéfices agricoles.

Avec le fleurissement actuel des toitures photovoltaïques, beaucoup d’exploitants se trouveront face à cette situation : une partie de l’immeuble (en principe, le dessus !) ne servira plus à l’activité agricole et sera louée à une société de production d’électricité. La location de la toiture, de nature civile, sera traitée comme bénéfice agricole. Pour les bénéfices agricoles, l’immeuble sera toujours professionnel.
Cette solution de location peut être utilisée de la même manière pour les bâtiments détenus par une société civile agricole (Gaec, EARL, SCEA), car elle est compatible avec leur cadre civil.

A retenir

Dans une majorité des cas, ne pas transférer le bâtiment dans le patrimoine privé est intéressant.

Trois raisons à cela :

1. pas d’imposition des plus-values ;
2. pas de régularisation de la TVA lors du retrait ;
3. continuation de l’amortissement du bâtiment.

Si des déductions pour investissements ont été pratiquées, leur réintégration continuera normalement.