Moins vos clients vous devront d’argent, mieux votre trésorerie se portera. Comment réduire ces encours ? Deux règles de base : solliciter des acomptes, fixer un délai de règlement clair et précis.

Le client peut se transformer en un ennemi redoutable (et redouté) s’il se classe dans la catégorie des mauvais payeurs. Aux conséquences financières s’ajoutent le temps consacré au recouvrement de la créance, les éventuels frais en cas de découvert, voire l’impossibilité pour le chef d’entreprise de se rémunérer, faute de trésorerie disponible.

• Réduire les « avances » de trésorerie

S’il n’est pas possible de se prémunir à 100 % contre un client indélicat, la mise en place d’acomptes constitue une démarche préventive nécessaire pour limiter les encours clients.

Juridiquement, un acompte a un caractère provisionnel. Son versement fait partie du prix final et correspond à un commencement d’exécution des travaux ou d’achat des marchandises. En d’autres termes, il n’existe pas de règle prédéterminée quant au niveau d’acompte à demander, tout au plus des usages auxquels il est possible de déroger dans la mesure où l’acompte demandé correspond effectivement à un travail réalisé ou à des achats de matières premières.

• Autre mesure à prendre impérativement : fixer une date butoir de règlement sur vos factures.

En la matière, le Code de Commerce reste relativement souple puisque, pour la plupart des activités, le délai de paiement peut être convenu entre les parties (attention, il existe des activités dont les délais sont réglementés, comme  le transport routier ou les produits alimentaires périssables).

Si aucun délai ne figure dans les conditions générales de vente ou n’a été convenu entre les parties, le délai de paiement est fixé à 30 jours suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation commandée.

Attention, la liberté de choix du délai de règlement des factures ne peut pas conduire à des situations préjudiciables pour le fournisseur.

Par exemple, une entreprise qui représenterait une forte proportion du chiffre d’affaires de son fournisseur et qui en profiterait pour lui imposer des délais de règlement importants peut voir sa responsabilité civile engagée si ce délai était manifestement abusif compte tenu des usages commerciaux.

• Pourquoi pas un paiement comptant ?

Pour se préserver face à un risque d’impayé, un fournisseur peut imposer un paiement comptant à certains de ses clients. Attention, la mise en œuvre de cette pratique ne doit pas être discriminatoire pour les clients concernés. Tout professionnel peut être condamné s’il pratique à l’égard d’un client des conditions de ventes non justifiées par des contreparties réelles.

Ainsi, des acheteurs présentant des garanties financières similaires doivent bénéficier de conditions de vente et de règlement identiques. A l’inverse, il est possible (voir souhaitable) de limiter l’encours de celui qui n’a pas réglé ses précédentes factures à la date prévue.

Les impayés… C’est l’angoisse de tout chef d’entreprise. Pour les éviter, voici quelques bonnes précautions à prendre.

1. Choisissez vos partenaires
La santé financière de vos clients évolue très vite, il faut détecter rapidement tout signe d’affaiblissement.
Vous pouvez consulter les sites de renseignements sur les entreprises, questionner votre client sur ses difficultés et interroger ses partenaires.

2. Clarifiez vos relations commerciales : utilisez l’écrit
Par manque de temps, l’écrit ne trouve pas toujours sa place dans le monde des affaires. Pourtant, c’est le moyen de preuve le plus fiable pour défendre vos droits.
Un bon de commande, un devis, un ordre de réparation, un bon de livraison ou encore un bon de réception des travaux signés de votre client permettront de prouver, à l’amiable comme au judiciaire, l’accord des parties.
L’établissement de conditions générales de vente ou de prestations adaptées à chaque entreprise établit par avance les règles du jeu. Ces clauses doivent être mentionnées sur vos documents commerciaux (facture, devis).

3. Réagissez vite
Réclamez vos créances ! C’est tellement évident. Et pourtant… Plus le laps de temps est important entre la livraison du bien ou la réalisation de la prestation et la relance du client, plus le recouvrement de la créance sera difficile.
N’hésitez pas à relancer à la fois par écrit et par oral. Vous pouvez déléguer cette mission (à un salarié, une entreprise spécialisée). Mais vous devez continuer à piloter ces actions de recouvrement.

4. Ecoutez votre client
Votre client ne paye pas, pourquoi ? Il s’agit peut-être d’une insatisfaction, d’un litige… En donnant la parole à votre client, vous saurez ce qui bloque.
Evitez la politique de l’autruche. Résoudre les réclamations vous permettra d’obtenir des clients satisfaits qui vous paieront.

5. Relancez : du temps et de la méthode
Il appartient à chaque entreprise de définir une procédure de relance client et d’établir des outils efficaces et automatisés permettant une action permanente.

«Un mauvais arrangement vaut mieux qu’un bon procès… Les bons comptes font les bons amis ».
Des proverbes adaptés à la fragilité de notre tissu économique.