Lorsque vous avez réalisé une vente ou lorsque vous avez exécuté une prestation de services, vous devez établir une facture afin de vous faire payer par votre client. Que devez-vous y faire figurer, à quel moment l’envoyer et à partir de quel montant… Tour d’horizon de ce document obligatoire et indispensable à la bonne gestion de votre entreprise.

Entre professionnels : facture systématique

Si vous avez travaillé pour un autre professionnel, vous devez obligatoirement lui faire parvenir une facture, quel que soit le montant de votre vente ou de votre prestation. Elle doit être établie en français, et en double-exemplaire.

Certaines mentions doivent impérativement y apparaître :

  • le numéro et la date de la facture ; 
  • votre désignation et celle de votre client (numéro SIREN, adresse, raison sociale, structure juridique) ;
  • la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation ;
  • la dénomination et la quantité des produits ou services vendus ainsi que leur prix unitaire HT (répartis par taux de TVA pour les entreprises assujetties) ;
  • votre numéro d'identification individuel de TVA ou, si votre entreprise est en franchise en base de TVA, la mention « Franchise de TVA art. 293- B du CGI » ;
  • votre numéro SIREN, suivi de la mention (si vous êtes micro-entrepreneurs commerçants) « dispense d'immatriculation en application de l'article L 123-1-1 du Code de Commerce », ou (si vous êtes micro-entrepreneurs artisans) « dispense d'immatriculation en application du V de l'article 19 de la loi n°96-603 du 5 juillet 1996 relative au développement du commerce et de l'artisanat » ;
  • la date à laquelle le règlement doit intervenir, les réductions pratiquées, les conditions d'escomptes ou encore les pénalités de retard (indemnité forfaitaire de 40 € due dès le premier jour de retard de paiement) ;
  • la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d'un Centre de Gestion Agréé », si vous en êtes adhérent ;
  • la situation de votre entreprise (en cas de location gérance ou de franchise).

Par ailleurs, certaines mentions obligatoires particulières peuvent exister pour certaines professions : agences de voyages, artisans du bâtiment, sous-traitants, marchands de voitures d’occasion… Renseignez-vous !

Soyez rigoureux au moment de rédiger votre facture. Si vous n’indiquez pas l’un de ces éléments, vous pouvez être redevable d’une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte ! À noter que l'amende par facture est plafonnée au quart de sa valeur.


Pour un particuliers : facture ou note

Vous devez obligatoirement établir une facture ou une note à un client particulier dans les cas suivants :


Facture Note
Vente d’une marchandise et demande
du client d’obtenir une facture 
Prestation de services égale ou supérieure
à 25 € TTC et inférieure ou égale à 76 € TTC
Vente à distance
(pensez à mentionner le délai de rétractation)
Dès lors que votre client en fait la demande 
Livraison intercommunautaire exonérée de TVA Réalisation de certains travaux immobiliers
pour votre client (neuf, installation, rénovation)
Prestation de services supérieure à 76 € TTC  

Si vous rédigez une note, n’oubliez pas d’y inscrire :

  • sa date de rédaction ;
  • le nom et l’adresse de votre entreprise,
  • le nom de votre client (sauf s'il s'y oppose)
  • la date et le lieu d'exécution de la prestation ;
  • le décompte en quantité et prix des prestations fournies ;
  • la somme à payer en distinguant les montants HT, TTC et la TVA si votre entreprise est assujettie. Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, faites figurer la mention « TVA non applicable art. 293 B du CGI ».
     

Comment mes clients doivent-ils me payer ?

Vos clients doivent obligatoirement vous régler par chèque, virement ou carte bancaire dès lors que le montant est supérieur à 1 000 € ! Toutefois, ce plafond n’existe pas pour les règlements entre particuliers.

Deux exceptions à cette règle :

  • Pour les achats de métaux précieux, les règlements en espèces sont interdits, quel que soit le montant ;
  • Les salaires peuvent être versés en espèces, jusqu’à 1 500 €.