Le Kbis expliqué : tout ce qu'une entreprise doit savoir

Le Kbis est un document officiel attestant de la légalité d'une entreprise. Pour le dire simplement, il s'agit de la carte d'identité d'une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le Kbis est fréquemment requis lors d'une candidature à un appel d'offres public, de l'ouverture d'un compte bancaire, ou encore d'un achat de matériel professionnel auprès de distributeurs. Il peut également vous être demandé lors de démarches administratives, de la signature d'un contrat avec certains prestataires, ou de la location d'un local commercial.

À noter : tout comme un acte de naissance, le Kbis a une validité de 6 mois. Passé ce délai, il est nécessaire d'en demander un nouveau. 

Toutes les entreprises inscrites au RCS doivent fournir un Kbis lorsqu’elles en sont sollicitées.

Les auto-entrepreneurs, les professions libérales et les associations ne sont pas concernés par le Kbis. Ils doivent simplement fournir leur numéro SIREN. Pour les artisans, c'est le répertoire des métiers qui délivre un document équivalent : l'extrait D1. 

N'importe quelle personne a le droit de demander et d'obtenir cet extrait pour une entreprise auprès du Tribunal de commerce compétent. 

De multiples raisons peuvent motiver une telle demande. Bien souvent, c'est l'entreprise elle-même qui requiert ce document pour confirmer son immatriculation officielle. Mais au-delà de cela, d'autres acteurs, qu'ils soient des entreprises ou de simples particuliers, peuvent vouloir examiner un Kbis. Leur objectif ? S'assurer de la solvabilité, vérifier la légitimité ou encore connaître les dirigeants d'une entreprise avant de s'aventurer dans des collaborations, transactions ou n'importe quel accord commercial. 

La mise à jour du Kbis implique également une modification des statuts dans des cas tels que le transfert de siège, le changement de capital social, de dénomination sociale, ou d'objet social. Vous n'aurez qu'à remplir un formulaire en ligne et fournir les pièces justificatives nécessaires. Alternativement, des structures spécialisées en conseil d'entreprise ou en conseil juridique et fiscale, comme Cerfrance, peuvent vous guider efficacement à travers ces étapes.

Si vous choisissez de gérer cela indépendamment, vous devrez publier la décision d'Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) dans un Journal d'Annonces Légales (JAL). Puis, soumettez votre dossier via le formulaire M2 au greffe du tribunal de commerce pertinent. Notez que la soumission d'un dossier de modification engendre souvent des frais associés.