Qu'est-ce-que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures désigne le passage d’un système de facturation papier à un système numérique : les factures électroniques. Cela implique la conversion des factures papier existantes en format numérique, après quoi elles sont traitées et stockées comme des factures électroniques. 

Opter pour la dématérialisation des factures est un véritable gain de temps pour les entreprises. En effet, cela réduit considérablement le temps consacré à la gestion, au traitement et à la recherche de factures. La traçabilité est également améliorée, simplifiant le suivi et l'archivage des factures. De plus, la dématérialisation des factures contribue à la réduction de la consommation de papier, avantageux pour l'environnement et économique pour les entreprises. 

• 2,5 milliards de factures sont émises en France chaque année. 

• 8,6 jours : c'est la durée moyenne de traitement d'une facture, de la réception au paiement. 

• 75% des entreprises qui dématérialisent leurs factures constatent une amélioration de la relation avec leurs clients ou fournisseurs. 

• Dématérialiser ses factures représente un gain estimé à 30% de temps. 

• C'est aussi une économie de 70 kg de papier par an. 

La facture électronique est une facture nativement numérique, créée, envoyée et conservée sous format électronique. À l'inverse, la dématérialisation des factures concerne la conversion de factures papier en format numérique. En somme, on peut dire que la facture électronique est le fruit de la dématérialisation des factures. 

Concernant une facture dématérialisée, il est actuellement autorisé de la scanner en PDF. Cependant, avec l'avènement de la Facture Électronique (réforme mise en place par l’État français à compter du 1er septembre 2026), il ne sera plus possible de l'envoyer en pièce jointe d'un email. Il faudra recevoir et émettre ses factures via le Portail Publique de Facturation (PPF), ou d'autres plateformes de dématérialisation partenaires privées (PDP) agréées par l'administration fiscale. Le réseau Cerfrance a choisi dans ce cadre de développer sa propre plateforme PDP pour accompagner au mieux ses clients. 

Il est crucial de mentionner que depuis l'entrée en vigueur de la loi contre la fraude à la TVA le 1er janvier 2018, la création de factures via des outils tels que Word, Excel et autres logiciels de traitement de texte est prohibée. Il est impératif d'utiliser un logiciel de facturation certifié. Toutefois, certaines entités, comme les auto-entreprises, sont exemptées de cette obligation. 

Effectivement, et c'est pour bientôt. 

La mise en place de la réforme de la facture électronique était initialement prévue en France pour juillet 2024. Cependant, le Ministère de l’Économie et des Finances a décidé de reporter ce délai. Un calendrier en trois phases est prévu : une phase de tests en 2024, la mise à l’essai de la plateforme en 2025 pour toutes les entreprises sur la base du volontariat, et en 2026 la généralisation. 

Ce changement s’inscrit dans la lutte contre la fraude à la TVA. Il vise à réduire les coûts de traitement, accélérer les processus et améliorer les délais de paiement. Ainsi, bien que la mise en place obligatoire ne soit pas imminente, les entreprises souhaitant gagner du temps, réaliser des économies et renforcer leur sécurité sont encouragées à se tourner vers le e-invoicing, qui s’imposera bientôt comme une norme. 

À noter par ailleurs que la facturation électronique est obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour l’ensemble des entreprises qui échangent avec le secteur public. 

Pour être en conformité avec cette nouvelle réforme, passer par la dématérialisation des factures est donc la première étape. 

Opter pour la dématérialisation des factures vous offre de multiples avantages, notamment face aux volumes croissants de données à traiter et pour moderniser des processus désuets. 

• Automatisation des processus de facturation. 

• Suppression des impressions papier. 

• Réduction des coûts de traitement des factures et des frais de relance. 

• Amélioration de la traçabilité comptable. 

• Maîtrise accrue des délais de paiement. 

• Accélération et facilitation de la validation des factures. 

• Optimisation de la gestion de trésorerie. 

En fin de compte, la dématérialisation des factures ne se résume pas simplement à une mutation technologique ou à une nouvelle tendance. Elle incarne une réelle révolution dans la manière dont les entreprises gèrent leurs transactions, leurs relations et leurs archives. Cette transformation apporte une multitude d'avantages tangibles. Si nous devions condenser ces avantages en seulement trois mots, ce seraient indubitablement : Économie, Gain de temps et Sécurité. En adoptant la dématérialisation, les entreprises font un pas de géant vers un futur plus efficient, durable et sécurisé.