Comment réussir l'intégration d'un nouveau collaborateur ?

Selon la Dares (service statistique ministériel), un employé sur trois quitte son entreprise durant les douze premiers mois en raison d‘une intégration négligée. Réussir l‘intégration des nouvelles recrues est donc un enjeu crucial pour les entreprises. Concrètement, l‘intégration comprend trois phases : l‘anticipation (la préparation à l‘arrivée), l‘accueil au sein de l‘entreprise (premier contact entre le nouveau collaborateur et l‘entreprise) et l‘accompagnement sur les premiers mois (correspondant généralement à la période d‘essai). Ces étapes impliquent une série d‘actions à mettre en oeuvre, que nous vous détaillons ci-dessous.

Ce conseil semble évident, mais commençons par la base. La première étape est d‘informer vos collaborateurs de l‘arrivée imminente d‘une nouvelle recrue. Que ce soit par mail ou à l‘oral, précisez à vos équipes son nom, le poste qu‘elle va occuper et la durée de son emploi.

Chaque poste a ses spécificités et il est bénéfique d‘anticiper les besoins correspondants.

Pour un poste administratif, il convient de préparer un bureau, le matériel informatique et les accès aux outils périphériques (adresse mail, installation de logiciels spécifiques, connexion à une imprimante…).

Pour un poste de terrain, il se peut que vous deviez acheter une tenue, du matériel ou des équipements de sécurité. Si votre salarié a besoin d‘un véhicule, il vous faudra également prévoir la location ou l‘achat de ce dernier et organiser ses conditions d‘utilisation.

Dans tous les cas, pour un accueil réussi, il est crucial de préparer avec soin le poste de travail de votre nouveau collaborateur. Il se sentira ainsi attendu, respecté, et pourra prendre ses marques plus rapidement. En vous y prenant le jour J, vous le mettrez mal à l‘aise et renverrez l‘image d‘une entreprise désorganisée.

Il peut aussi être intéressant de désigner un référent pour accompagner le nouvel arrivant dans sa prise de poste sur les premiers mois. Il s‘agit ici d‘encourager le nouveau salarié à poser des questions et s‘appuyer sur un « ancien » pour comprendre les us et coutumes de la vie de l‘entreprise. Il convient alors de choisir une personne de son équipe avec le plus d‘ancienneté, qui pourra répondre facilement à ses interrogations d‘ordre opérationnel. Pour que la relation fonctionne, faites davantage appel aux personnes volontaires et présentes sur le même site pour assurer cet accompagnement. Le tuteur pourra organiser des périodes d‘immersion dans les différents services de l‘entreprise afin d‘apporter une vision d‘ensemble et bien comprendre le rôle de chacun et les enjeux des missions confiées. Cela favorisera aussi le travail d‘équipe et la cohésion globale au sein de l‘entreprise.

Le livret d‘accueil est souvent apprécié par les nouveaux arrivants. Il contient des informations utiles pour comprendre l‘organisation interne de l‘entreprise et prendre en main les outils. Guide pratique, il vous fera gagner du temps car il permettra à vos recrues d‘être plus autonomes en se référant à ce document pour obtenir rapidement les réponses aux questions de fonctionnement et de vie quotidienne au travail. À titre d‘exemples, ce dernier peut contenir un organigramme, un annuaire, des modes d‘emploi d‘outils, l‘accès à l‘intranet, des règles d‘hygiène et de sécurité, mais aussi des informations sociales telles que le règlement intérieur, les horaires, les modalités de prise des congés payés, les avantages sociaux (mutuelle, prévoyance, RTT, jours de congé supplémentaires…) ou encore les dates clés des événements de l‘entreprise. Pour une meilleure efficacité, laissez à votre nouvelle recrue un temps dédié à la découverte de ce livret.

La première journée est une étape importante dans l‘arrivée d‘un nouveau collaborateur. Tout d‘abord, une visite des lieux est fortement recommandée et s‘accompagne d‘une présentation des services, de rencontres avec les responsables et d‘un tour des commodités. Il convient aussi de créer du lien avec les équipes en place. Durant cette journée, différents intervenants peuvent être mis à contribution pour informer et orienter la nouvelle recrue. Cette dernière s‘imprègne de l‘atmosphère générale, découvre son nouvel environnement de travail et fait connaissance avec ses nouveaux collègues. Faites en sorte que la première impression soit bonne !

Le format informel du pot d‘accueil permet à tout un chacun de se détendre, de souhaiter collectivement et chaleureusement la bienvenue aux nouveaux arrivants et de créer du lien au travers d‘échanges hors environnement de travail. Il ne faut pas négliger l‘aspect relationnel dans les premiers jours d‘intégration d‘un salarié. C‘est dans cette période qu‘il va se faire une idée de l‘ambiance interne et sentir s‘il peut s‘intégrer au sein de votre entreprise. Pour favoriser les échanges, vous pouvez organiser un pot d‘arrivée pour les nouveaux collaborateurs, proposer un déjeuner d‘accueil avec l‘équipe concernée ou encore une simple pause-café conviviale.

Le parcours d‘intégration peut aussi passer par une projection dans l‘avenir en communiquant à votre nouveau collaborateur les modalités de progression possibles au sein de l‘entreprise. Présentez-lui les évolutions potentielles de son poste de travail. Ces informations peuvent également être transmises par d‘autres salariés ayant bénéficié de promotion ou d‘évolution au cours de leur carrière. Vos collaborateurs seront toujours vos meilleurs ambassadeurs.

La nouvelle recrue a besoin de se sentir accompagnée et soutenue tout au long des premiers mois : manager, tuteur et chef d‘entreprise doivent rester disponibles et proposer des moments d‘échange régulièrement. Ces rendez-vous permettent de s‘assurer de la bonne intégration du salarié, d‘évaluer sa progression et d‘adapter le dispositif d‘intégration selon les besoins. Il s‘agit de lister les points positifs et négatifs liés à sa découverte de l‘entreprise.

À mi-parcours de la période d‘essai, vous pouvez organiser un rapport d‘étonnement. C‘est un entretien permettant de valoriser l‘avis du salarié qui apporte un regard neuf et objectif sur les forces et faiblesses de l‘entreprise. À travers cet échange, vous recueillez des informations précieuses pour votre entreprise.

Le dernier jour d‘une période d‘essai est également un événement important pour un salarié. En premier lieu, vous lui confirmerez sa titularisation. Pourquoi ne pas organiser une petite réception pour « marquer le coup ? » Cette attention montrera votre satisfaction vis-à-vis de votre nouveau collaborateur et célèbrera son intégration définitive dans votre entreprise, de manière humaine et chaleureuse.